EBP Gestion Commerciale: Comment relancer mes clients? (2ème partie)

Dans cette deuxième partie de l'article sur les relances d'EBP Gestion Commerciale 2006, nous nous intéressons de près aux options concernant l'encours client. EBP Gestion permet en effet de prendre en compte, pour la proposition d'envoi de lettres de relance, l'encours client, de manière automatique ou en indiquant un encours forfaitaire. Malheureusement, comme nous allons le voir, l'option d'encours se révèle délicate à manipuler, voire dangereuse.
didacticiel ebp gestion commerciale 2006

didacticiel ebp gestion commerciale 2006

Mardi 25 Octobre 2005

Voir la première partie du didacticiel sur les relances d'EBP Gestion

Au-dessous des informations d'échéances de la fenêtre de relance d'EBP Gestion Commerciale, vous pouvez voir le cadre "Seuils" qui est utile pour prendre en compte l'encours des clients. Rappelons que l'encours est un montant maximum de dettes que vous autorisez à vos clients.

Vous pouvez fixer ce montant dans chaque fiche client. Cet encours peut donc être pris en compte pour les relances client.

Si l'option "Montant minimal d'encours: automatique" est sélectionnée, EBP Gestion Commerciale ne proposera pas de lettre de relance pour les clients dont les dettes sont inférieures à leur encours autorisé, même si les factures n'ont pas été payées depuis des mois!

ebp gestion commerciale : les seuils d'encours

Il faut donc faire très attention lorsque l'on sélectionne cette option. Dans la plupart des cas d'ailleurs, il ne faudra pas la sélectionner. Généralement, - en pratique -, les entreprises envoient tout de même des lettres de relance pour les factures impayées à échéance même si le montant d'encours autorisé n'a pas été atteint.

Le montant d'encours est surtout utile lorsque l'on crée une nouvelle facture pour un client dont l'encours est dépassé; EBP Gestion Commerciale nous avertit alors que le client a atteint son maximum d'encours autorisé.

La deuxième option possible est de fixer un montant forfaitaire d'encours. Celui-ci sera donc appliqué à tous les clients lors de cette opération de relance. Attention, ce n'est pas un minimum de montant de facture à partir duquel les clients seront relancés, mais bien un montant d'encours!

Le piège est que le montant d'encours pris en compte par la fonction de relance d'EBP Gestion Commerciale prend en compte uniquement les factures clients non réglées dont la date d'échéance est inférieure à la date de référence indiquée en haut de fenêtre, et non le S.O.C. (solde des opérations courantes). qui lui prend en compte toutes les dettes du client.

Ce qui veut dire qu'un client qui a un encours maximal autorisé de 1000 euros (que ce soit un encours automatique ou fixé forfaitairement), avec une facture d'un montant de 5000 euros mais non encore arrivée à échéance, ne se verra pas proposé une relance pour une facture non réglée et arrivée à échéance de 950 euros! Tout simplement parce-que la fonction de relance d'EBP Gestion Commerciale ne prendra pas en compte les 5000 euros de dettes puisqu'ils ne sont pas arrivés à échéance.

ebp gestion : l'encours dans la fiche client

Indiquer une date de référence de plusieurs mois postérieurs à la date du jour ne résoudrait pas le problème, puisque dans ce cas toutes les factures se verraient bien proposer une lettre de relance, mais même y compris les factures dont l'échéance est postérieure à la date du jour!

Au final, nous déconseillons d'utiliser cette fonction de seuil, et d'indiquer simplement en seuil fixe, zéro, ou un euro par exemple pour avoir à éviter de relancer une seule facture dont il manquerait quelques centimes lors du règlement effectué.

Fin de la DEUXIEME partie (à suivre).

Voir la suite du didacticiel sur les relances d'EBP Gestion